Steve Jobs, el genio creativo de Apple, despreciaba las reuniones de trabajo. Era conocido por cancelar reuniones si no les veía un propósito claro. Prefería el teletrabajo, las reuniones cortas, de unos 10 minutos y enfocadas en objetivos específicos. Y era así por una sencilla razón: odiaba ese devenir de hablar y hablar sin llegar a ninguna conclusión clara. Una «maldita distracción para los ingenieros», como llegó a apuntar en más de una ocasión.
Día de reuniones, día tirado a la basura. Así lo decía el creador de los equipos Mac. Este es un mensaje que ha calado y que, por desgracia, viene avalado por cifras reales: las reuniones, en demasiadas ocasiones, son improductivas.
En la novela biográfica ‘Steve Jobs’ de Walter Isaacson se reseña una entrevista con BusinessWeek que data de 1997 donde Jobs deja bien claro lo que opina de las reuniones de trabajo:
«Las reuniones son una de las peores cosas que existen en la empresa actual. Son terribles. Las reuniones interrumpen el trabajo, rompen el impulso, matan la creatividad. Y son horas y horas de tiempo desperdiciado».
Sin embargo, Jobs propuso una solución, mediante un comunicado que envió a todo el personal de su empresa. Dice:
Nuestra empresa se funda en el principio de que unas pocas personas pueden producir un producto brutal si no están limitadas por:
a) tener que convencer a una organización más grande de lo que saben que es correcto
b) si pueden dedicar su tiempo personal a diseñar, comercializar o lo que sea, en lugar de gestionar a otros para hacer estas tareas menos bien.
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La carta no se queda solo en la superficie y plantea lo siguiente:
Para mantenernos fieles a este principio, propongo las siguientes dos ideas:
Todos necesitamos tiempo para trabajar individualmente sin interrupciones. Las reuniones (con proveedores, entrevistas…) están reduciendo nuestro tiempo individual y la productividad de nuestros ingenieros está viéndose afectada. Propongo que reservemos todos los jueves como un día sin reuniones de ningún tipo. El jueves es nuestro día, un día en el que metafóricamente cerramos las puertas al mundo exterior y trabajamos tranquilamente de forma individual.
Al revisar nuestros requisitos de personal (y posteriormente presupuestos) a la baja, les animo a recordar que hay una línea muy sutil que, cuando se cruza en el aumento del personal, les convierte en gerentes en lugar de contribuyentes o líderes de equipo. Creo que si nos convertimos en gerentes en lugar de «hacedores», tanto nuestro horario como la «grandeza» de nuestro producto sufrirán. ¡No dejemos que esto suceda! Es mejor tener menos personas, incluso si significa hacer menos. Construyamos nuestra empresa lentamente y con cuidado.
Jobs
La industria entendió el mensaje, y se plantea seguir estos pasos para hacer más efectivas tus reuniones de trabajo.
- Reuniones con poco personal, de 3 a 5 personas. Si hay demasiadas personas, se darán malentendidos, conversaciones derivadas y se producirá el caos.
- Agenda breve con no más de 3 asuntos en el orden del día. Tres puntos es mejor que cinco si cierras cada punto.
- Reuniones cortas, de no más de 30 minutos y con una estructura clara.
¿Cómo son las reuniones en tu trabajo?
